Point of Sale (POS) কেন ব্যবহার করবেন?

ডিপার্টমেন্টাল স্টোর কিংবা ডিলারশিপ বিজনেস, সুপার শপ কিংবা সুইটস্ শপ, ফ্যাশন হাউজ কিংবা ফার্মেসী শপ, কসমেটিক কিংবা কফি হাউজ, যে ধরণের বিজনেসই করুন না কেন, আপনার অবশ্যই Point of Sale (POS) সফটওয়্যার ব্যবহার করা উচিৎ। যে কোনও ধরণের রিটেইল বিজনেসকে সহজ ও সাবললীভাবে ম্যানেজ করার জন্যে Point of Sale সফটওয়্যার চমৎকার ভূমিকা পালন করে থাকে। বর্তমান প্রতিযোগিতামূলক বাজারে ব্যবসায়িক কার্যক্রমকে আরও সহজ, দ্রুত ও কার্যকর করতে POS (Point of Sale) সফটওয়্যার অপরিহার্য হয়ে উঠেছে। এটি শুধু পণ্যের বিক্রয়ই সম্পন্ন করে না, বরং ব্যবসার সামগ্রিক ব্যবস্থাপনায় ব্যাপক সুবিধা দিয়ে থাকে। আসুন, জেনে নিই কেন আপনার ব্যবসার জন্য একটি POS সফটওয়্যার এখন সময়ের দাবি- Fast and accurate sales process - দ্রুত ও নির্ভুল বিক্রয় প্রক্রিয়া POS সফটওয়্যার ব্যবহার করলে আপনি সহজেই পণ্যের বারকোড স্ক্যান করে দ্রুত বিক্রয় সম্পন্ন করতে পারবেন। আপনাকে পণ্যের প্যাকেট থেকে দাম খুঁজে খুঁজে হিসেব করতে হবে না। বারকোড স্ক্যান করার সঙ্গে সঙ্গেই অটোমেটিকভাবে প্রতিটি পণ্যের দাম চলে আসবে এবং যোগ হতে থাকবে। ফলে, হাতের লেখার ঝামেলা ও হিসেব থেকে বাঁচবেন এবং ভুল হিসেবে ভুল হওয়ার কোনও সম্ভাবণা থাকবে না। এমনকি, POS ব্যবহার করে কাস্টোমারকে দ্রুত সার্ভিস দিতে পারবেন। Time saving - সময় বাঁচানো ব্যবসায়ীরা জানেন, সময় কতটা গুরুত্বপূর্ণ। ম্যানুয়ালী একজন কাস্টোমার হ্যান্ডেল করতে যদি আপনার ১৫ মিনিট সময় লাগে, তবে POS ইউজ করলে সময় লাগবে মাত্র ৫ মিনিট। তাহলে, আপনার সময় বাঁচবে ১০ মিনিট। একবার ভাবুনতো, প্রতিটি কাস্টোমারের ক্ষেত্রে যদি ১০ মিনিট করে সময় বাঁচানো যায়, তবে কী পরিমাণ সময় বাঁচবে? Point of Sale আপনার সময় বাঁচিয়ে প্রোডাক্টিভিটি বাড়িয়ে দেবে। ফলে, আপনার বিজনেস গ্রোথ বেড়ে যাবে, বিজনেসে আপনার সফলতা অনেক দূর এগিয়ে যাবে। Simple Invoicing Point of Sale ব্যবহার করলে, কাস্টোমারকে তার ক্রয়কৃত পণ্যের ইনভয়েস দিতে পারবেন, এতে কাস্টোমার আপনার ব্যবসা সম্পর্কে ইতিবাচক ধারণা পোষণ করবে। ফলে, আপনি রিটার্ন কাস্টোমার পাবেন। একইভাবে, আপনার শপের জন্যে যেসব প্রোডাক্ট ক্রয় করবেন, সেগুলোরও ইনভয়েস তৈরি করতে পারবেন। ফলে, আপনার ক্রয় এবং বিক্রয়ের হিসাব নির্ভুল থাকবে। POS সফটওয়্যার আপনাকে আপনার সমস্ত ইনভয়েস রেকর্ড এবং গ্রুপ করতে সাহায্য করে। একটি ব্যবসা প্রতিষ্ঠান পরিচালনা করার জন্য বিভিন্ন ধরণের ইনভয়েস আছে এবং সহজেই সেগুলিকে আলাদা করার প্রয়োজন হয়। আপনি সফ্টওয়্যারের উপর নির্ভর করে ক্রয়, বিক্রয়, মেরামত, ভাড়া, চালান এবং অন্যান্য জিনিসপত্রের জন্য ইনভয়েস খুঁজে পেতে পারেন। সহজ ইনভয়েস ব্যবস্থাপনা আপনার অ্যাকাউন্টিং কার্যক্রমের জন্য বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ। এটি প্রমাণ করে যে আপনি একটি পণ্য বা পরিষেবা বিক্রি করেছেন। ইনভয়েসটিতে ক্রেতার জন্য গুরুত্বপূর্ণ তথ্য থাকে যেমন লেনদেনের মূল্য, বিক্রিত পণ্যের সংখ্যা, পণ্যের বিবরণ ইত্যাদি। এই ফলো-আপটি ম্যানুয়ালি করা হলে জটিল হবে। সুতরাং, বিক্রয় পয়েন্ট ইনভয়েস ইস্যু করা, ক্রয়ের তথ্য রেকর্ড করা এবং ম্যানুয়ালি করা হলে তার তুলনায় অনেক দ্রুত বিক্রি করা সম্ভব করে তোলে। Stock Management - স্টক ম্যানেজমেন্ট POS সফটওয়্যারের মাধ্যমে আপনি আপনার স্টকের বর্তমান অবস্থা সবসময় আপডেট রাখতে পারবেন। কোন পণ্য কয়টা আছে, কোনটি প্রায় শেষ — এইসব তথ্য রিয়েল-টাইমে দেখতে পারবেন। এতে করে পণ্যের ঘাটতি বা অতিরিক্ত অর্ডারের ঝুঁকি কমে যাবে। চুরি ঠেকানো কিংবা চোর ধরা সহজ আমাদের দেশের অধিকাংশ দোকানের একটি বড় সমস্যা হচ্ছে চুরি। অনেক চোর কাস্টোমার সেজে এসে গোপণে পণ্য চুরি করে নিয়ে যায়, দোকানদার সেটা টেরও পায় না, এমনকি কখনো জানতেই পারে না যে, ওমুক পণ্যের এক পিস মিসিং। POS সফটওয়্যার ব্যবহার করে Stock Management করলে সহজেই জানা যাবে কোন পণ্য কয়টি সেল হয়েছে, কয়টি থাকার কথা, কিংবা কয়টি নেই। বেশিরভাগ সময়ই দোকানের স্টাফরাই চুরি করে থাকে, যাদের চুরি ধরা অনেক কঠিন। এক্ষেত্রে, আপনি যদি Stock Management ঠিক রাখেন, তবে কোনও পণ্য মিসিং থাকলেই স্টাফদের ধরতে পারবেন, জরিমানা করতে পারবেন। Inventory Management - ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট বছরকে বছর চলে যায়, একজন দোকানদার জানে না তার দোকানে থাকা প্রোডাক্টের সার্বিক অবস্থা কি। ফলে, কিছু কিছু প্রোডাক্টের স্টক থাকা সত্বেও আবার অর্ডার করে, ফলে ওই প্রোডাক্টের পরিমাণ কেবল বাড়তেই থাকে। অন্যদিকে, কিছু কিছু প্রোডাক্ট শেষ হয়ে যাবার পরও না জানার কারণে নতুন অর্ডার করা হয় না। ফলে, কাস্টোমার প্রোডাক্ট না পেয়ে ফেরত যায়। এটা দোকানদারদের একটা কমোন সমস্যা। এই সমস্যা থেকে উত্তরণের একমাত্র উপায় Point of Sale ব্যবহার করা। Point of Sale দিয়ে খুব সহজেই ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট করতে পারবেন। ফলে, আপনি জানতে পারবেন আপনার কাছে মোট কত ক্যাটেগরির প্রোডাক্ট আছে, এমনকি কোন ক্যাটেগরিতে কতটি প্রোডাক্ট আছে। কোন প্রোডাক্ট অর্ডার করতে হবে, আর কোনটি নতুন করে অর্ডার করার দরকার নেই। Order Management Point of Sale সফটওয়্যার-এ আপনি সকল কোম্পানীর তথ্য রাখতে পারবেন এবং প্রতিটি কোম্পানীর ভিন্ন ভিন্ন সাপ্লাইয়ারের তথ্যও সংরক্ষণ করতে পারবেন এবং সফটওয়্যার থেকেই অর্ডার প্লেস ও ম্যানেজ করতে পারবেন। Customer Management Point of Sale এর অন্যতম একটি বড় সুবিধা Customer Management, যা আপনার কাস্টোমারদের তথ্য সংরক্ষণ করে রাখবে। কাস্টোমারের ঠিকানা, মোবাইল নাম্বার, ইমেলসহ যাবতীয় সব তথ্যই সংরক্ষণ করা যায় POS সফটওয়্যারে। ফলে, আপনার একটি কাস্টোমার লিস্ট থাকবে। আপনি জানতে পারবেন, কোন কাস্টোমার কি পরিমাণ বাজার করে। এতে করে, চাইলে আপনি কাস্টোমারের ক্যাটেগরিও ভাগ করতে পারবেন। যেমন, বাজারের পরিমাণের উপর নির্ভর করে কিছু কাস্টোমারকে Diamond ক্যাটেগরিতে রাখতে পারবেন, কিছু কাস্টোমারকে Gold ক্যাটেগরিতে রাখতে পারবেন। মোট কথা, POS ইউজ করলে কাস্টোমার কন্ট্রোলিং আপনার হাতে থাকবে। Multi-store Management - মাল্টি-স্টোর ব্যবস্থাপনা আপনার ব্যবসার যদি একাধিক শাখা থাকে, তাহলে একটি POS সফটওয়্যার দিয়ে সব শাখার হিসাব আপনি একসাথে পরিচালনা করতে পারবেন। একই সফটয়্যার দিয়ে চাইলে আলাদাভাবে প্রতিটি শাখা বা আউটলেট নিয়ন্ত্রণ করতে পারবেন, আবার ইচ্ছে করলে সবগুলো শাখাকে মার্জও করতে পারবেন। Multi-store Management আপনার পুরো ব্যবসাটাকে সহজ করে তুলবে, ব্যবসার পরিধি বাড়াবে। Employee Management - কর্মচারী পরিচালনা আপনার শপে নিশ্চয়ই অনেক কর্মাচরী রয়েছে। কিন্তু, তাদেরকে পুরোপুরি ম্যানেজ করা আপনার পক্ষে সম্ভব হয়ে উঠছে না। তাহলে, Point of Sale আপনার জন্যে দারুণ সমাধান। এই সফটওয়্যার দিয়ে আপনি কর্মাচরীদের বেতন, ছুটি, অনুপুস্থিতিসহ যাবতীয় সবকিছুই ম্যানেজ করতে পারবেন। এমনকি, কর্মচারীদের পেছনে দৈনিক খরচের হিসেবও নির্ভূলভাবে রাখতে পারবেন, যা মাস শেষে আপনার হিসেবকে সহজ করে তুলবে। Account Management ব্যবসার অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ পার্ট হচ্ছে একাউন্ট। একাউন্ট যদি ঠিক মতো ম্যানেজ না করা যায়, তবে ব্যবসায় লাল বাতি জ্বলার সম্ভাবণ রয়েছে। ম্যানয়ালী একাউন্ট ম্যানেজ করা যে কী কঠিন তা কেবল ভূক্তভোগীরাই জানেন। ব্যবসার নানাবিধ হিসাব-নিকাশ থাকে। স্টাফদের নাস্তা, কোন কিছু নষ্ট হয়ে গেলে রিপেয়ারিংসহ প্রতিদিনের খরচ, মাস শেষে বিদ্যুৎ বিল, নেট বিল, দোকান ভাড়াসহ অনেক ধরণের হিসাব-নিকাশ রাখতে হয়। কিন্তু, যদি Point of Sale থাকে, তবে এত কিছুর হিসেব নিয়ে মাথাই ঘামাতে হয় না। কারণ, এগুলোর অটোমেটিক হিসেব হতে থাকে। আপনার কাজ কেবল সফটওয়্যারে ইনফুট দেয়া। বাকী সব কাজ সফটওয়্যার করে রাখবে, আপনি শুধু দেখবেন। Profit or Loss ব্যবসার যদি লাভ-ক্ষতির হিসেব না রাখেন, তবে আপনার ব্যবসা অন্ধকারেই থেকে যাবে এবং এক সময় অন্ধকারেই হারিয়ে যাবে। কাজেই, Profit or Loss বা লাভ-ক্ষতির হিসাব খুবই গুরুত্বপূর্ণ। আর গুরুত্বপূর্ণ কাজটিই আপনাকে সহজে করে দেবে POS (Point of Sale) software। POS সফটওয়্যার পণ্যের ক্রয়-বিক্রয়ের ট্র্যাকিং রাখে। প্রতিদিন বা মাসিক খরচের ট্র্যাকিং রাখে এবং আপনাকে Profit or Loss নির্ভূল হিসেব দেয়। ফলে, আপনার ব্যবসার সার্বিক পরিস্থিতি আপনি এক নজরেই দেখতে পারবেন। প্রপিট হলে সেটাকে কিভাবে আরো বাড়ানো যায়, সেই পরিকল্পণা করতে পারবেন। অন্যদিকে, লস হলে সেটাকে কিভাবে লাভে আনা যায়, সেই পরিকল্পণাও করতে পারবেন। শেষ কথা বর্তমান সময়ে ব্যবসায়িক সফলতার জন্য প্রযুক্তির সঠিক ব্যবহারের কোনো বিকল্প নেই। একটি ভালো POS সফটওয়্যার ব্যবসার গতি বাড়ায়, গ্রাহক সন্তুষ্টি নিশ্চিত করে এবং আপনাকে ভবিষ্যতের চ্যালেঞ্জ মোকাবিলায় প্রস্তুত রাখে। তাই দেরি না করে আজই আমাদের POS সফটওয়্যার ব্যবহারের সিদ্ধান্ত নিন এবং আপনার ব্যবসাকে এগিয়ে নিন প্রযুক্তির সাথে।